Unterlagen Hausverkauf: Checkliste mit Kosten und Ämtern

Das Wichtigste in Kürze

• 10 Euro bundesweit für den Grundbuchauszug: Der unbeglaubigte Ausdruck kostet 10,00 Euro (KV Nr. 17000 GNotKG), der beglaubigte 20,00 Euro (KV Nr. 17001). Als elektronische Datei sinken die Gebühren auf 5,00 beziehungsweise 10,00 Euro, die persönliche Einsicht vor Ort ist gebührenfrei.
• 16 bis 39 Euro für dieselbe Flurkarte: In Berlin kostet der Auszug aus der Liegenschaftskarte 16,00 Euro je Blatt, in Bayern 25,00 Euro bis DIN A3, in Hamburg 39,00 Euro. Katastergebühren sind Landesrecht, deshalb gibt es keinen bundesweiten Preis.
• Bis zu 150 Euro für eine Baulastenauskunft: Düsseldorf verlangt 50,00 bis 150,00 Euro je belastetem Flurstück und 30,00 Euro je unbelastetem, Berlin 29,00 Euro für Abschriften und 17,00 Euro für die Negativbescheinigung.
• Bis zu 6 Wochen Wartezeit auf Papier vom Amt: Das Amtsgericht München nennt bis zu vier Wochen für den Grundbuchauszug und bis zu sechs Wochen für die Grundakteneinsicht, Berlin bittet darum, die Auskunft aus dem Bodenbelastungskataster mindestens vier Wochen vor Bedarf zu beantragen.
• Bis zu 10.000 Euro Bußgeld beim Energieausweis: Wer den Ausweis nicht rechtzeitig vorlegt oder nicht übergibt, handelt ordnungswidrig, die Geldbuße reicht bis zu 10.000 Euro (§ 108 GEG).
• 91 Euro amtliche Gebühren im Rechenbeispiel: Für ein Berliner Einfamilienhaus summieren sich Grundbuchauszug, Grundaktenkopien, Kataster, Baulasten und Bodenbelastungskataster auf 91,00 Euro, ohne Bauakte und ohne Energieausweis. Eine Position davon, die Katasterauskunft zur Bodenbelastung, ist eine Annahme innerhalb des amtlich veröffentlichten Rahmens von 5,00 bis 500,00 Euro.

Für jeden Hausverkauf brauchen Sie Grundbuchauszug, Flurkarte, Flurstücksnachweis, Energieausweis, Bauakte mit Grundrissen und Wohnflächenberechnung sowie Auskünfte aus Baulastenverzeichnis und Altlastenkataster. Die amtlichen Gebühren summieren sich im Rechenbeispiel für ein Berliner Einfamilienhaus auf 91 Euro, die Beschaffung dauert aber sechs bis acht Wochen. Bundeseinheitlich ist davon nur der Grundbuchauszug: 10 Euro unbeglaubigt, 20 Euro beglaubigt.

Welche Unterlagen braucht man für jeden Hausverkauf?

Die folgende Tabelle ist der Kern dieser Checkliste. Sie beantwortet für jedes Pflichtdokument drei Fragen, die in den meisten Checklisten im Netz offen bleiben: wozu es überhaupt gebraucht wird, wo genau Sie es bekommen und was es kostet.

Ein Hinweis vorab zu den Beträgen: Nur die Grundbuchgebühren sind bundeseinheitlich, weil sie im Kostenverzeichnis des GNotKG stehen. Alles, was aus dem Liegenschaftskataster, dem Baulastenverzeichnis, dem Bauaktenarchiv oder dem Altlastenkataster kommt, richtet sich nach Landes- und teilweise nach kommunalem Recht. Die genannten Beträge gelten deshalb ausdrücklich für die jeweils genannte Stadt beziehungsweise das jeweils genannte Land und sind als Größenordnung zu lesen, nicht als bundesweiter Preis.

Quellen: § 12 GBO und KV 17000 bis 17003 GNotKG (gesetze-im-internet.de); Grundbuchamt Baden-Württemberg und Amtsgericht Bottrop zu Gebühren und Seitenpauschale; Serviceportal Berlin (Liegenschaftskataster, Baulastenverzeichnis, Bodenbelastungskataster); Bundesportal verwaltung.bund.de für Bayern und Hamburg (Liegenschaftskataster und Baulastenverzeichnis); Landeshauptstadt Düsseldorf (Baulastenauskunft); Service Bremen (Bauakteneinsicht); §§ 79, 80, 87, 88, 108 GEG; § 4 WoFlV; § 95 VVG; Verbraucherzentrale zum Preisniveau des Energieausweises. Stand: 4. August 2026.

Wer sich zuerst einen Überblick über das gesamte Thema verschaffen will, findet in unserer Übersicht zum Immobilienverkauf die Einstiegspunkte zu Bewertung, Kosten und Ablauf. Dieser Artikel bleibt bewusst bei den Dokumenten: welches Papier woher kommt, was es kostet und wie lange es dauert.

Was kostet ein Grundbuchauszug und wer darf ihn beantragen?

Der Grundbuchauszug ist das erste Dokument, das Sie brauchen, und gleichzeitig das einzige mit bundesweit identischem Preis. Die Gebühren stehen im Kostenverzeichnis zum GNotKG: 10,00 Euro für den einfachen Ausdruck, 20,00 Euro für den amtlichen, also beglaubigten Ausdruck. Wird statt eines Ausdrucks eine elektronische Datei übermittelt, sinkt die Gebühr auf 5,00 beziehungsweise 10,00 Euro. Neben diesen Positionen wird keine zusätzliche Dokumentenpauschale erhoben. Das Justizportal Baden-Württemberg bestätigt diese Beträge ausdrücklich unter Nennung der KV-Nummern.

Wer bekommt überhaupt Einsicht?

Nach § 12 Abs. 1 GBO ist die Einsicht des Grundbuchs jedem gestattet, der ein berechtigtes Interesse darlegt. Als eingetragene Eigentümerin haben Sie dieses Interesse automatisch. Praktisch entscheidend ist die Kehrseite: Das Amtsgericht Hamburg stellt klar, dass Kauf- oder Mietinteressenten kein Einsichtsrecht haben, wenn sie durch die Einsicht erst den Namen des Eigentümers erfahren wollen. Der Interessent kann sich den Auszug also nicht selbst besorgen. Sie als Verkäuferin müssen ihn liefern.

Ein zweiter Punkt aus § 12 GBO wird selten erwähnt: Über jede Einsicht und jede Abschriftserteilung wird ein Protokoll geführt. Als Eigentümerin können Sie daraus Auskunft verlangen, wer wann in Ihr Grundbuch gesehen hat. Das Protokoll darf nach zwei Jahren vernichtet werden.

Warum die Grundakte oft wichtiger ist als der Auszug

Im Grundbuch selbst steht in Abteilung II meist nur ein Stichwort, etwa „Geh- und Fahrtrecht für den jeweiligen Eigentümer des Flurstücks 42“. Was das inhaltlich bedeutet, steht in der Eintragungsbewilligung, und die liegt in der Grundakte. Das berechtigte Interesse nach § 12 GBO erstreckt sich ausdrücklich auch auf diese in Bezug genommenen Urkunden.

Kopien aus der Grundakte werden nach Seiten abgerechnet. Das Amtsgericht Bottrop nennt dafür 0,50 Euro je Seite für die ersten 50 Seiten und 0,15 Euro für jede weitere Seite. Rechnen Sie diese Position ein, sobald in Abteilung II mehr steht als nur eine Auflassungsvormerkung.

Vorsicht bei privaten Vermittlungsdiensten

Sowohl die Justiz Baden-Württemberg als auch das Amtsgericht Hamburg weisen ausdrücklich darauf hin, dass kostenpflichtige private Anbieter, die Grundbuchauszüge vermitteln, nicht im Auftrag der Grundbuchämter arbeiten und zusätzliche Kosten verursachen. Der direkte Weg zum Grundbuchamt ist immer der günstigere. Ein Teilauszug wird übrigens nur als beglaubigter Ausdruck erteilt und kostet damit 20,00 Euro.

Wo bekommen Sie Flurkarte und Flurstücksnachweis, und was kosten sie?

Hier endet die bundesweite Einheitlichkeit. Liegenschaftskataster sind Landessache, und die Gebühren liegen um den Faktor zwei bis fünf auseinander. Die folgende Tabelle stellt vier Länder nebeneinander, damit Sie die Größenordnung für Ihre Region abschätzen können.

Quellen: Serviceportal Berlin (service.berlin.de/dienstleistung/324341 und /331635); Bundesportal verwaltung.bund.de, Leistungsbeschreibungen Bayern (BY-507) sowie Hamburg (Liegenschaftskataster und Baulastenverzeichnis); Landeshauptstadt Düsseldorf, Bauaufsichtsamt; Stadt Köln zur Rechtsgrundlage VermWertKostO NRW; KV 17000/17001 GNotKG, bestätigt durch Justizportal Baden-Württemberg, Amtsgericht Hamburg und Amtsgericht München. Stand: 4. August 2026.

Für Nordrhein-Westfalen liegen keine bundesweit veröffentlichten Einzelbeträge vor. Die Stadt Köln verweist für Katasterauszüge lediglich auf die Rechtsgrundlage, die Kostenordnung für das amtliche Vermessungswesen und die amtliche Grundstückswertermittlung in Nordrhein-Westfalen, und auf die eigene Preisliste. Fragen Sie in NRW also direkt beim Katasteramt der jeweiligen Stadt oder des Kreises nach.

Wann brauchen Sie welchen der beiden Auszüge?

Die Flurkarte zeigt Grenzverlauf und Gebäudeumrisse, sie geht ins Exposé und in die Finanzierungsunterlagen der Käuferbank. Der Flurstücks- und Eigentumsnachweis liefert die amtliche Grundstücksgröße und die tatsächliche Nutzung. Für einen Hausverkauf brauchen Sie in der Regel beides.

Unterschiedlich sind die Zugangsvoraussetzungen. In Berlin kann Auszüge ohne Eigentümerangaben jede Person erhalten, erst für Auszüge mit Eigentümerdaten ist ein berechtigtes Interesse nachzuweisen. In Bayern ist für den Flurstücks- und Eigentumsnachweis nach Art. 11 Abs. 1 des Vermessungs- und Katastergesetzes ein berechtigtes Interesse darzulegen, beim eigenen Flurstück ist es automatisch gegeben.

Warum gehört eine Baulastenauskunft in jede Checkliste?

Baulasten sind öffentlich-rechtliche Verpflichtungen gegenüber der Bauaufsichtsbehörde, etwa die Übernahme einer Abstandsfläche für den Nachbarn, eine gesicherte Zufahrt oder die Zuordnung von Stellplätzen. Sie stehen nicht im Grundbuch. Wer nur den Grundbuchauszug vorlegt, hat also einen blinden Fleck, der im schlechtesten Fall erst auffällt, wenn die Bank des Käufers nachfragt.

Zuständigkeit und Ausgestaltung des Baulastenverzeichnisses richten sich nach der jeweiligen Landesbauordnung und weichen zwischen den Ländern ab. Anlaufstelle ist immer die untere Bauaufsichtsbehörde, also je nach Ort das Bezirksamt, das Stadtbauamt oder das Kreisbauamt.

Auch hier ist ein berechtigtes Interesse darzulegen. Das Serviceportal Berlin nennt Eigentümer und Kaufinteressenten ausdrücklich als Beispiele und verlangt einen formlosen, schriftlich und eigenhändig unterschriebenen Antrag mit Straße, Hausnummer und, soweit bekannt, Grundbuchblattnummer, Flur und Flurstück. In Düsseldorf sind berechtigtes Interesse und die exakte Flurstücksbezeichnung nachzuweisen, der Bescheid ergeht auf dem Postweg, Gebührenermäßigung oder -befreiung gibt es nicht.

Ein praktischer Zwischenschritt: Düsseldorf bietet über das Geoportal eine kostenfreie, unverbindliche Vorabprüfung an, ob ein Grundstück überhaupt mit einer Baulast belastet ist. Prüfen Sie, ob Ihre Stadt etwas Vergleichbares anbietet, bevor Sie die kostenpflichtige schriftliche Auskunft beantragen.

Was hat es mit dem Altlastenkataster auf sich?

Diese Auskunft fehlt in fast allen Checklisten und ist gleichzeitig die größte Haftungsfalle. Ein Altlastenverdacht mindert den Wert erheblich und kann nach dem Verkauf zu Streit über Aufklärungspflichten führen. Wer den Verdacht selbst offenlegt, verhandelt darüber im Kaufvertrag, statt sich später verteidigen zu müssen.

Ein bundesweites Register gibt es nicht. § 11 des Bundes-Bodenschutzgesetzes stellt es den Ländern frei: „Die Länder können die Erfassung der Altlasten und altlastverdächtigen Flächen regeln.“ Entsprechend heißen die Register unterschiedlich, mal Altlastenkataster, mal Bodenbelastungskataster, mal Altlastenverdachtsflächenkataster, und die Zuständigkeit liegt beim Umweltamt des Bezirks oder Landkreises.

In Berlin kostet die Auskunft aus dem Bodenbelastungskataster je nach Aufwand 5,00 bis 500,00 Euro, die verwaltungsinterne Bearbeitungsfrist beträgt vier Wochen ab vollständigem Antrag, und das Land empfiehlt ausdrücklich, den Antrag mindestens vier Wochen vor Bedarf zu stellen. Erteilt wird die Auskunft nur an Grundstückseigentümer oder deren Bevollmächtigte, und sie gilt ausschließlich für die angefragte Fläche, nicht für Nachbargrundstücke.

Damit ist das Altlastenkataster in vielen Fällen die Position, die den kritischen Pfad bestimmt. Sie sollte in Woche 1 beantragt werden, nicht in Woche 5.

Wie kommen Sie an Bauakte, Grundrisse und Wohnflächenberechnung?

Baugenehmigung, Bauzeichnungen, Baubeschreibung und Statik liegen im Bauaktenarchiv der Bauaufsichtsbehörde. Bremen verlangt für die Einsicht in eine abgeschlossene Bauakte 52,00 Euro Grundgebühr für die digitale Akte mit den ersten 10 MB, für je weitere 30 MB kommen 30,00 Euro dazu; die analoge Akte kostet 63,00 Euro je Grundstück. Eine Bearbeitungsdauer veröffentlicht Bremen nicht, im Dienstleistungsportal steht dort „Keine Angabe“. Planen Sie diese Position deshalb großzügig ein. Antragsberechtigt sind Eigentümer und Erbbauberechtigte sowie Personen, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen, etwa durch Vollmacht oder Erbschein. Für eine geerbte Immobilie heißt das: Ohne Erbnachweis kommen Sie nicht an die Bauakte.

Andere Bundesländer und Kommunen erheben abweichende Gebühren, teilweise als Rahmengebühr. Die Bremer Beträge sind deshalb als Größenordnung zu verstehen, nicht als bundesweiter Preis.

Warum die Wohnfläche so oft falsch ist

Die Wohnflächenberechnung ist meist Teil der Bauakte. Prüfen Sie sie trotzdem, denn sie fließt direkt in den Quadratmeterpreis ein und wird von der Bank des Käufers nachgerechnet. Nach § 4 der Wohnflächenverordnung zählen Grundflächen von Räumen ab 2 m lichter Höhe voll, von 1 m bis unter 2 m zur Hälfte, und Balkone, Loggien, Dachgärten sowie Terrassen in der Regel nur zu einem Viertel, höchstens zur Hälfte.

Genau daraus entstehen die typischen Abweichungen: ausgebaute Dachgeschosse mit Schrägen, große Terrassen, umgenutzte Kellerräume. Wenn Ihre Unterlagen und Ihr Zollstock zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen, lassen Sie neu berechnen, bevor Sie inserieren. Welche Fläche am Ende in den Preis eingeht, ist auch die Grundlage für eine kostenlose Ersteinschätzung des Verkehrswerts.

Wann muss der Energieausweis vorliegen und was kostet er?

Der Energieausweis ist das einzige Pflichtdokument, das kein Amt ausstellt, und trotzdem dasjenige mit dem frühesten Stichtag. Ausstellen dürfen ihn nur qualifizierte Personen nach § 88 GEG, etwa Ingenieurinnen, Architektinnen und entsprechend qualifizierte Handwerkerinnen.

Die Fristen stehen in § 80 Abs. 4 GEG. Der Ausweis ist Kaufinteressenten spätestens bei der Besichtigung vorzulegen, wobei ein deutlich sichtbarer Aushang oder deutlich sichtbares Auslegen während der Besichtigung genügt. Findet keine Besichtigung statt, ist er unverzüglich vorzulegen, ebenso unverzüglich, wenn der Interessent dazu auffordert. Unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags ist dem Käufer der Ausweis oder eine Kopie zu übergeben.

Hinzu kommt § 87 GEG: Liegt ein Energieausweis vor, muss jede kommerzielle Immobilienanzeige Art des Ausweises, Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch, die wesentlichen Energieträger der Heizung und bei Wohngebäuden Baujahr und Energieeffizienzklasse nennen. Der Ausweis muss also nicht erst zur Besichtigung fertig sein, sondern schon bevor die Anzeige online geht.

Bedarfsausweis oder Verbrauchsausweis?

Ein Verbrauchsausweis setzt voraus, dass Heizkosten- und Verbrauchsabrechnungen aus drei aufeinander folgenden Jahren vollständig vorliegen und das Ende des Abrechnungszeitraums höchstens 18 Monate zurückliegt. Fehlt ein Jahr, fällt diese Variante aus.

Zwingend ein Bedarfsausweis ist nach § 80 Abs. 3 GEG nötig bei Wohngebäuden mit weniger als fünf Wohnungen, deren Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt wurde und die die Anforderungen der 1. Wärmeschutzverordnung nicht erfüllen. Ausgenommen von der Ausweispflicht sind Baudenkmäler sowie kleine Gebäude mit einer Nutzfläche bis zu 50 Quadratmetern. Die Gültigkeit beträgt nach § 79 Abs. 3 GEG zehn Jahre, sie endet vorzeitig, wenn nach § 80 Abs. 2 GEG ein neuer Ausweis erforderlich wird.

Was kostet der Ausweis und was passiert ohne ihn?

Es gibt keine amtliche Gebühr, der Preis ist Marktpreis. Die Verbraucherzentrale nennt für einfache Verbrauchsausweise teilweise knapp unter 100 Euro und warnt zugleich, dass Angebote unter 70 Euro oft erhebliche Mängel bei der Datenerhebung mit sich bringen. Bedarfsausweise kosten deutlich mehr, weil das Gebäude aufgenommen werden muss. Sie als Eigentümerin müssen dem Aussteller korrekte Gebäudedaten, aussagekräftige Fotos, Datenblätter der technischen Anlagen und Leistungsbeschreibungen durchgeführter Baumaßnahmen liefern.

Die Sanktion ist deutlich: Wer den Ausweis nicht übergibt, nicht rechtzeitig oder unvollständig vorlegt, handelt ordnungswidrig. § 108 GEG sieht dafür eine Geldbuße bis zu 10.000 Euro vor. Wie sich diese und andere Positionen in die Gesamtrechnung einfügen, zeigt der Überblick zu den Kosten beim Immobilienverkauf.

Welche Unterlagen kommen bei einer Eigentumswohnung dazu?

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung prüfen Käufer und Bank nicht nur die Wohnung, sondern die gesamte Gemeinschaft. Diese Unterlagen kommen zusätzlich zur Pflichtliste hinzu:

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung. Nach § 7 Abs. 4 WEG sind der Eintragungsbewilligung ein von der Baubehörde beglaubigter Aufteilungsplan und eine Bescheinigung der Baubehörde über die Abgeschlossenheit beizufügen. Beides liegt damit in der Grundakte des Grundbuchamts, Sie können es also dort anfordern, wenn die Hausverwaltung nicht liefert.
• Protokolle der Eigentümerversammlungen und Beschluss-Sammlung. Die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter, sie enthält Beschlüsse und Urteilsformeln ab dem 1. Juli 2007, fortlaufend nummeriert. Nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG ist einem Wohnungseigentümer und einem von ihm ermächtigten Dritten auf Verlangen Einsicht zu geben. Sie können also auch Ihren Kaufinteressenten dazu ermächtigen.
• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht. Der Verwalter muss alle drei erstellen. Der Vermögensbericht weist den Stand der Erhaltungsrücklage und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen aus (§ 28 Abs. 4 WEG). Genau diese Zahl wollen Käufer sehen, denn sie entscheidet über das Risiko einer Sonderumlage.
• Hausgeldhöhe und offene Forderungen. Rückstände der Gemeinschaft oder anstehende Sanierungsbeschlüsse gehören auf den Tisch, bevor der Käufer sie im Protokoll findet.

Ein Recht, das viele Eigentümer nicht kennen: Nach § 18 Abs. 4 WEG kann jeder Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Wenn die Verwaltung mauert, ist das Ihr Hebel. Eine gesetzliche Bearbeitungsfrist gibt es allerdings nicht, deshalb gehört die Anforderung bei der Hausverwaltung in Woche 1. Weitere Besonderheiten stehen im Ratgeber zum Verkauf einer Eigentumswohnung.

Welche Unterlagen braucht man bei einer vermieteten Immobilie?

Beim Verkauf einer vermieteten Immobilie tritt der Käufer nach § 566 Abs. 1 BGB in das bestehende Mietverhältnis ein, „Kauf bricht nicht Miete“. Der Käufer kauft also nicht nur das Objekt, sondern den Vertrag mit. Entsprechend genau wird er die Unterlagen prüfen:

• Sämtliche Mietverträge inklusive aller Nachträge und Zusatzvereinbarungen
• Nachweise über Mieterhöhungen und die aktuelle Nettokaltmiete je Einheit
• Die letzten Betriebs- und Heizkostenabrechnungen
• Nachweis über Höhe und Anlage der Mietkautionen
• Bei Staffel- oder Indexmiete die vereinbarte Anpassungsklausel im Wortlaut
• Übergabeprotokolle und offene Mängelanzeigen der Mieter

Ohne diese Papiere kann der Käufer die Rendite nicht rechnen und seine Bank den Beleihungswert nicht ansetzen. Halten Sie die Zahlen konsistent: Die im Exposé genannte Jahresnettokaltmiete muss sich aus den vorgelegten Verträgen ergeben.

Welche Unterlagen braucht man beim Verkauf eines Grundstücks?

Bei einem unbebauten Grundstück entfallen Energieausweis, Bauakte und Wohnflächenberechnung, dafür rücken andere Dokumente in den Vordergrund. Käufer und Bank wollen wissen, was gebaut werden darf und was der Boden hergibt:

• Flurkarte und Flurstücksnachweis wie beim Hausverkauf
• Auskunft zum Planungsrecht: Bebauungsplan oder Auskunft nach § 34 BauGB von der Gemeinde
• Baulastenauskunft, hier besonders wichtig wegen Zufahrten und Abstandsflächen
• Auskunft aus dem Altlasten- beziehungsweise Bodenbelastungskataster
• Nachweise zur Erschließung: Wasser, Abwasser, Strom, Telekommunikation, dazu gezahlte oder offene Erschließungsbeiträge
• Bodengutachten, sofern vorhanden

Für die Preisfindung ist zusätzlich der Bodenrichtwert der zentrale Anker. Die weiteren Besonderheiten stehen im Ratgeber zum Grundstücksverkauf.

In welcher Reihenfolge sollten Sie die Unterlagen beschaffen?

Die Reihenfolge ist der Punkt, an dem die meisten Checklisten aufhören. Dabei entscheidet sie über Wochen. Maßgeblich ist nicht, welches Dokument am wichtigsten ist, sondern welches am längsten dauert. Alles mit langer Bearbeitungszeit gehört in Woche 1, parallel und nicht nacheinander.

Quellen: Serviceportal Berlin (Bodenbelastungskataster, Liegenschaftskataster); Service Bremen (Bauakteneinsicht); Amtsgericht München, Bayerisches Staatsministerium der Justiz; Bundesportal verwaltung.bund.de (Hamburg); Verbraucherzentrale zum Verbrauchsausweis; §§ 18, 24 WEG und § 311b BGB (gesetze-im-internet.de). Stand: 4. August 2026.

Am Ende steht immer der Notartermin, denn ein Vertrag über die Übertragung von Grundstückseigentum bedarf der notariellen Beurkundung (§ 311b Abs. 1 BGB). Wie sich die Unterlagenphase in den Gesamtablauf einfügt, zeigt der Ratgeber zum Ablauf des Hausverkaufs.

Was kostet die Unterlagenbeschaffung? Ein Rechenbeispiel

Einfamilienhaus in Berlin, Baujahr 1968, unsaniert. Die Eigentümerin will im Herbst 2026 verkaufen und beschafft alle Unterlagen selbst.

Schritt 1, Grundbuchauszug. Unbeglaubigter Ausdruck beim Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts: 10,00 Euro (KV 17000 GNotKG).

Schritt 2, Grundakte. In Abteilung II ist ein Geh- und Fahrtrecht eingetragen. Die zugrunde liegende Bewilligungsurkunde umfasst 14 Seiten. Kopien aus der Grundakte kosten 0,50 Euro je Seite für die ersten 50 Seiten: 14 mal 0,50 Euro sind 7,00 Euro.

Schritt 3, Liegenschaftskataster Berlin. Amtlicher Auszug aus der Flurkarte, ein Blatt: 16,00 Euro. Auszug aus dem Liegenschaftsbuch, 3 Seiten und damit innerhalb der Pauschale bis 5 Seiten: 16,00 Euro. Zwischensumme 32,00 Euro.

Schritt 4, Baulastenverzeichnis beim Bezirksamt. Es besteht keine Baulast, es wird eine Negativbescheinigung ausgestellt: 17,00 Euro.

Schritt 5, Bodenbelastungskataster beim Umwelt- und Naturschutzamt des Bezirks. Die Gebühr liegt im Rahmen von 5,00 bis 500,00 Euro. Für eine einfache Einzelflächenauskunft ohne Aktenkopien rechnen wir mit 25,00 Euro. Das ist eine Annahme innerhalb des amtlich veröffentlichten Rahmens, keine feste Gebühr.

Schritt 6, Bauakteneinsicht. Für Berlin veröffentlichen die Bezirke Rahmengebühren, keine Festbeträge. Wir setzen deshalb keinen Betrag an und weisen die Position als „je nach Bezirk unterschiedlich“ aus. Zum Vergleich: Bremen verlangt 52,00 Euro für die digitale und 63,00 Euro für die analoge Bauakte.

Zwischensumme amtliche Gebühren ohne Bauakte: 10,00 + 7,00 + 32,00 + 17,00 + 25,00 = 91,00 Euro.

Schritt 7, Energieausweis. Bauantrag vor dem 1. November 1977, weniger als fünf Wohnungen, Wärmeschutzanforderungen von 1977 nicht erfüllt: Es ist zwingend ein Bedarfsausweis nötig (§ 80 Abs. 3 GEG). Das ist keine amtliche Gebühr, sondern ein Marktpreis. Die Verbraucherzentrale nennt für einfache Verbrauchsausweise „teilweise knapp unter 100 Euro“ und stellt fest, dass Bedarfsausweise deutlich mehr kosten, weil das Gebäude aufgenommen werden muss. Für die Kalkulation setzen wir 300,00 Euro als Annahme an und kennzeichnen sie ausdrücklich als solche.

Gesamtsumme Beispiel: 91,00 Euro amtliche Gebühren plus 300,00 Euro Energieausweis (Annahme) = 391,00 Euro, zuzüglich der bezirksabhängigen Gebühr für die Bauakteneinsicht.

Zeitplan, kritischer Pfad. Die Auskunft aus dem Bodenbelastungskataster ist mindestens vier Wochen vor Bedarf zu beantragen und hat eine verwaltungsinterne Bearbeitungsfrist von vier Wochen. Der Grundbuchauszug dauert nach Angabe des Amtsgerichts München bis zu vier Wochen, die Grundakteneinsicht bis zu sechs Wochen. Der Katasterauszug dauert in Berlin zwei Wochen. Alles gleichzeitig in Woche 1 beantragt, ist das Dossier realistisch nach sechs bis acht Wochen komplett. Wer erst nach der ersten Besichtigungsanfrage mit dem Beantragen beginnt, verliert diese sechs bis acht Wochen im Verkaufsprozess.

Gemessen an dem, was auf dem Spiel steht, sind unter 400 Euro Beschaffungskosten eine kleine Position. Bevor Sie den Preis festlegen, hilft eine kostenlose Ersteinschätzung des Verkehrswerts bei der Einordnung, in welcher Größenordnung Sie überhaupt verhandeln.

Welche Fehler kosten bei den Unterlagen am meisten Zeit?

Erstens: zu spät anfangen. Der häufigste Fehler ist, die Beschaffung erst nach der ersten Anfrage zu starten. Sechs bis acht Wochen Wartezeit auf Ämter lassen sich nicht abkürzen, indem man freundlicher fragt.

Zweitens: den Energieausweis vergessen. Sinnvollerweise ist er vor der Anzeige fertig, nicht erst zur Besichtigung: Sobald ein Ausweis vorliegt, verlangt § 87 GEG die Pflichtangaben bereits in jeder kommerziellen Anzeige. Und er ist die einzige Position mit Bußgeldrisiko bis 10.000 Euro.

Drittens: nur den Grundbuchauszug holen, nicht die Grundakte. Wenn in Abteilung II Dienstbarkeiten eingetragen sind, will der Käufer den Wortlaut sehen. Fehlt er, verzögert sich der Notartermin genau um die bis zu sechs Wochen, die die Grundakteneinsicht dauert.

Viertens: Baulasten und Altlasten auslassen. Beides steht nicht im Grundbuch. Wenn der Käufer die Auskunft selbst einholt und fündig wird, verhandeln Sie unter Druck statt auf Augenhöhe.

Fünftens: veraltete Wohnflächenangaben übernehmen. Alte Bauunterlagen weichen häufig von der Berechnung nach § 4 WoFlV ab. Da die Fläche direkt in den Preis eingeht, sind Abweichungen ein klassischer Anlass für Nachverhandlungen.

Ein Hinweis zu allen Rechts- und Steuerfragen in diesem Artikel: Die Angaben zu Vorlagepflichten, Bußgeldern, Baulasten, Altlastenhaftung und Aufklärungspflichten sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Für die Bewertung Ihres konkreten Falls, etwa bei Altlastenverdacht, Erbfällen oder vermieteten Objekten, wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Bau- und Immobilienrecht; für steuerliche Fragen rund um den Verkauf an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.

Praktisch bewährt hat sich ein digitaler Verkaufsordner: alle Dokumente gescannt, einheitlich benannt, mit einer kurzen Übersichtsliste vorn. Ob Sie das selbst organisieren oder abgeben, ist eine Frage der Zeit, nicht des Könnens; die Abwägung dazu steht im Vergleich Makler oder Privatverkauf.

Häufige Fragen

Welche Unterlagen braucht der Notar für den Hausverkauf und wann müssen sie vorliegen?

Der Notar braucht mindestens den aktuellen Grundbuchauszug, die vollständigen Angaben zu Verkäufer und Käufer, die Objektdaten und Informationen zu eingetragenen Grundschulden samt deren Ablösung. Bei Eigentumswohnungen kommen Teilungserklärung und, falls dort vorgesehen, die Verwalterzustimmung hinzu. Der Kaufvertrag über ein Grundstück bedarf nach § 311b Abs. 1 BGB der notariellen Beurkundung, deshalb sollte das Paket spätestens in Woche 6 bis 8 der Vorbereitung beim Notariat liegen.

Welche Unterlagen muss der Verkäufer vorlegen, welche darf der Käufer verlangen?

Gesetzlich zwingend ist die Vorlage des Energieausweises: spätestens bei der Besichtigung, ohne Besichtigung unverzüglich, und unverzüglich auf Aufforderung des Interessenten (§ 80 Abs. 4 GEG). Alle übrigen Unterlagen sind keine gesetzliche Vorlagepflicht, werden aber von jeder finanzierenden Bank verlangt. Bei Eigentumswohnungen kann ein von Ihnen ermächtigter Dritter nach § 24 Abs. 8 WEG Einsicht in die Beschluss-Sammlung nehmen.

Was kostet ein Grundbuchauszug und wer darf ihn beantragen?

Ein unbeglaubigter Grundbuchausdruck kostet bundesweit 10,00 Euro (KV Nr. 17000 GNotKG), ein amtlicher, beglaubigter Ausdruck 20,00 Euro (KV Nr. 17001). Als elektronische Datei sind es 5,00 beziehungsweise 10,00 Euro, die persönliche Einsicht vor Ort ist gebührenfrei. Beantragen darf ihn nach § 12 Abs. 1 GBO jeder, der ein berechtigtes Interesse darlegt. Kaufinteressenten, die durch die Einsicht erst den Namen des Eigentümers erfahren wollen, haben nach Auskunft des Amtsgerichts Hamburg kein Einsichtsrecht.

Wo bekomme ich die Flurkarte und was kostet sie in meinem Bundesland?

Zuständig ist das Katasteramt, in Bayern das Amt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, in Hamburg der Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung. Die Gebühren sind Landesrecht: Berlin verlangt 16,00 Euro je Blatt, Bayern 25,00 Euro bis DIN A3 und 48,00 Euro bis DIN A1, Hamburg 39,00 Euro. In Nordrhein-Westfalen richten sich die Gebühren nach der VermWertKostO NRW, hier gilt die Preisliste der jeweiligen Stadt.

Welche Unterlagen braucht man zusätzlich beim Verkauf einer Eigentumswohnung?

Zusätzlich zur Pflichtliste brauchen Sie Teilungserklärung mit Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung, die Protokolle der Eigentümerversammlungen, die Beschluss-Sammlung sowie Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht. Der Vermögensbericht weist nach § 28 Abs. 4 WEG den Stand der Erhaltungsrücklage aus. Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung sind nach § 7 Abs. 4 WEG der Eintragungsbewilligung beizufügen und liegen damit in der Grundakte des Grundbuchamts, Sie kommen also auch ohne die Hausverwaltung daran.

Wann muss der Energieausweis vorgelegt werden und was passiert, wenn er fehlt?

Vorzulegen ist er spätestens bei der Besichtigung, wobei ein deutlich sichtbarer Aushang genügt; ohne Besichtigung unverzüglich und unverzüglich auf Aufforderung des Interessenten. Unverzüglich nach Vertragsabschluss ist er dem Käufer zu übergeben (§ 80 Abs. 4 GEG). Zusätzlich verlangt § 87 GEG Pflichtangaben schon in der Anzeige. Wer diese Pflichten verletzt, handelt ordnungswidrig, § 108 GEG sieht eine Geldbuße bis zu 10.000 Euro vor.

Wie lange dauert es, alle Unterlagen für den Hausverkauf zu beschaffen?

Realistisch sechs bis acht Wochen, wenn Sie alles parallel in Woche 1 beantragen. Belegte Einzelwerte: bis zu vier Wochen für den Grundbuchauszug und bis zu sechs Wochen für die Grundakteneinsicht beim Amtsgericht München, zwei Wochen für Katasterauszüge in Berlin, vier Wochen Bearbeitungsdauer beim Berliner Bodenbelastungskataster mit der Bitte, mindestens vier Wochen vor Bedarf zu beantragen. Für die Bauakteneinsicht veröffentlicht Bremen keine Bearbeitungsdauer. Diese Werte gelten für die jeweils genannte Stelle und sind Orientierungsgrößen, keine bundesweiten Standards.

Welche Unterlagen braucht man beim Verkauf einer vermieteten Immobilie?

Sie brauchen alle Mietverträge samt Nachträgen, Nachweise über Mieterhöhungen, die letzten Betriebs- und Heizkostenabrechnungen sowie Nachweise über Höhe und Anlage der Kautionen. Grund ist § 566 Abs. 1 BGB: Der Erwerber tritt anstelle des Vermieters in die Rechte und Pflichten aus dem Mietverhältnis ein. Auch die Wohngebäudeversicherung geht nach § 95 VVG auf den Käufer über, weshalb die Police dazugehört.

Fazit

Die Unterlagenbeschaffung ist keine Formalie, sondern der kritische Pfad Ihres Verkaufs. Die amtlichen Gebühren bleiben überschaubar, im Berliner Rechenbeispiel 91,00 Euro plus Energieausweis, die Wartezeiten dagegen summieren sich auf sechs bis acht Wochen. Entscheidend ist deshalb nicht das Budget, sondern die Reihenfolge: Altlastenkataster, Bauakte, Grundbuchauszug und Energieausweis gehören in Woche 1, alles Weitere folgt parallel. Beantragen Sie diese vier Positionen noch diese Woche, und holen Sie sich parallel eine kostenlose Ersteinschätzung Ihrer Immobilie, damit Sie die Preisfrage nicht erst dann klären, wenn die Papiere schon auf dem Tisch liegen.

Quellen

• Grundbuchordnung § 12 (Einsicht des Grundbuchs), abgerufen im August 2026
• GNotKG Anlage 1, Kostenverzeichnis (KV 17000 bis 17003, Grundbuchsachen), abgerufen im August 2026
• Justizportal Baden-Württemberg, Grundbuchauszug, abgerufen im August 2026
• Amtsgericht Hamburg, Grundbuchamt (Justizbehörde Hamburg), abgerufen im August 2026
• Amtsgericht München, Grundbuchamt (Bayerisches Staatsministerium der Justiz), abgerufen im August 2026
• Amtsgericht Bottrop, Grundbuchamt (Justiz NRW), Dokumentenpauschale für Grundaktenkopien, abgerufen im August 2026
• Serviceportal Berlin, Liegenschaftskataster Auskunft und Auszug beantragen, abgerufen im August 2026
• Serviceportal Berlin, Baulastenverzeichnis Auskunft beantragen, abgerufen im August 2026
• Serviceportal Berlin, Auskunft aus dem Bodenbelastungskataster beantragen, abgerufen im August 2026
• Bundesportal, Liegenschaftskataster Beantragung eines Auszugs (Bayern), abgerufen im August 2026
• Bundesportal, Liegenschaftskarte Auszüge erhalten (Hamburg), abgerufen im August 2026
• Bundesportal, Baulastenverzeichnis Auskünfte beantragen (Hamburg), abgerufen im August 2026
• Landeshauptstadt Düsseldorf, Bauaufsichtsamt, Baulastenauskunft schriftlich, abgerufen im August 2026
• Landeshauptstadt Düsseldorf, Bauaufsichtsamt, Baulastenauskunft über das Geoportal, abgerufen im August 2026
• Stadt Köln, Auszüge und Auskünfte aus dem Liegenschaftskataster (Rechtsgrundlage VermWertKostO NRW), abgerufen im August 2026
• Service Bremen, Einsicht in eine abgeschlossene Bauakte beantragen, abgerufen im August 2026
• Gebäudeenergiegesetz § 79 (Gültigkeit zehn Jahre), abgerufen im August 2026
• Gebäudeenergiegesetz § 80 (Vorlage- und Übergabepflicht), abgerufen im August 2026
• Gebäudeenergiegesetz § 87 (Pflichtangaben in Immobilienanzeigen), abgerufen im August 2026
• Gebäudeenergiegesetz § 108 (Bußgeldvorschriften), abgerufen im August 2026
• Verbraucherzentrale, Für wen ein Energieausweis zur Immobilie Pflicht ist, abgerufen im August 2026
• Verbraucherzentrale, So kommen Sie an einen Energieausweis für Ihre Immobilie, abgerufen im August 2026
• Wohnungseigentumsgesetz § 7 (Aufteilungsplan, Abgeschlossenheitsbescheinigung), abgerufen im August 2026
• Wohnungseigentumsgesetz § 18 (Einsicht in die Verwaltungsunterlagen), abgerufen im August 2026
• Wohnungseigentumsgesetz § 24 (Beschluss-Sammlung), abgerufen im August 2026
• Wohnungseigentumsgesetz § 28 (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht), abgerufen im August 2026
• Bürgerliches Gesetzbuch § 566 (Kauf bricht nicht Miete), abgerufen im August 2026
• Bürgerliches Gesetzbuch § 311b (notarielle Beurkundung), abgerufen im August 2026
• Versicherungsvertragsgesetz § 95 (Veräußerung der versicherten Sache), abgerufen im August 2026
• Bundes-Bodenschutzgesetz § 11 (Erfassung von Altlasten durch die Länder), abgerufen im August 2026
• Wohnflächenverordnung § 4 (Anrechnung der Grundflächen), abgerufen im August 2026